我是如何管理邮件的（简单粗暴）？

一个礼拜休假回来，未读邮件有一百多封，顿感压力山大。

一封一封看，怕看过又忘了，把一些重要的邮件看完之后又标记为未读，以提醒自己下次再来关注。久而久之，未读邮件数量越来越多，常常被投诉说邮件不及时回。

这是我以前的做法，邮箱的就是和下面一样的，上千封未读邮件是什么感觉。

也看过其他的做法，分各种各样超级复杂的文件夹，往往自己都搞不清分类的逻辑。

也看了一些关于时间管理的书，里面也涉及到如何管理邮件，讲得很好，也照着做了一段时间，但由于过于复杂，还要分轻重缓急四个类型，看到一封邮件还要去想到底怎么分类。坚持了一段时间也不自觉的放弃，还原到最开始的做法。

后来想出了一个最简单的办法，非常方便管理，一直坚持下来了。

能够达到的目的：每封邮件都能被照顾得到，不遗漏任何重要的信息，日后查询邮件里的信息非常方便。

一句话总结做法，就是每天下班之前，一定把自己的收件箱清空。

具体展开。

所有的邮件的类型，不分复杂了，只有三种：

记住，所有的邮件只有这三种类型。

一看到未读邮件，脑海里自动把邮件往这三种类型归类。

一、首先，从最容易的开始，就是提供信息的类的

因为这些邮件价值不大，扫一眼看哪些是这种邮件outlook保存邮件到本地，集中花几分钟看完就拖走，不要留在收件箱里影响自己的注意力。

二、咨询类的邮件

能够立马回答的，马上就回答他，回完之后，把这封邮件拖走（放在相关项目文件夹）。

不能马上回答的，比如你还要问别人的，暂时先留在收件箱。然后把这种类型的邮件集中记录在本子上集中处理，等你找到答案再回复他，回完就拖走，在本子上划掉。

三、安排工作类的邮件

和上面咨询类的邮件中的不能马上回答的一样，先放在收件箱里，集中记录在本子上集中追踪，然后去处理这件事，处理完后，回复发件人处理的结果。回完之后马上拖走（放到相关的项目文件夹里），本子上也划掉。

每天按照这三种方法对待每一封邮件，理想状况是每天下班的时候收件箱里全部是空的，在其他分类文件夹里的邮件都是处理过不需要处理的。当然由于不可能每天都能把所有邮件都处理完，总会有一些没处理的邮件留在收件箱，那也没关系，这样有个好处，就是只要是在收件箱的邮件都是需要被处理的，而人每天最关注的就是自己的收件箱，这样能够不断让自己关注那些未被处理的邮件，直到所有邮件被清空，毫无眷恋，心如止水，下班就不会总是想着工作了。

文件夹分类的小技巧

相信大家都知道按照项目分比如项目A，项目B，项目C分，但是有些邮件，同时涉及到好几个项目，到底放哪里？

你看到底和哪个项目关联性最大就放哪个文件夹，或者如下文。

我一般建立了一“通用项目类”的文件夹，把所有项目（或者大部分）共用的邮件放在里面，比如“2016年项目进度”，“最新外观检验标准“，“工程部图纸存放路径”，“设备供应商信息"。

还有一个”杂项“的文件夹，放一些和工作关系的不大的聊天邮件，比如”今晚大家一起吃饭“。

把所有旧的项目建立一个“旧项目”的文件夹集中存放以缩短列表，反对用年份比如2015 2014这样分类法outlook保存邮件到本地，因为这些年份真的代表什么意义吗，你能够记得哪个项目是哪一年做过的吗?日后要找的时候，非常不方便。

下图是我文件夹分类的一个范例，总共只有五个文件夹，通知、杂项、日常报告、通用项目类，项目，（可以用01 02 ！这样的符号给文件夹排序，不过outlook2013已经开始支持拖动排序了），收件箱是不是很清爽。

发件箱的管理

发件箱的管理就非常容易了，完全可以做到发完就拖走，每天清空。

发件箱也只有三种邮件：

回复别人的邮件类的，回完了之后，马上拖走放入分类的项目文件夹。

安排工作类的，发完之后马上拖走放入分类的项目文件夹。在本子上记录并追踪这件事，就不要在邮件里追踪这件事。

主动提供信息给别人的，发完也拖走放入分类项目文件夹。如果只是发个文件给别人，发完之后这个邮件要么删了（反正也没什么价值），要么也放入分类的项目文件夹（推荐删除）。

几个问题的回答

为什么每天要(尽量）把收件箱清空？

因为人最关注的都是自己的收件箱，如果里面的邮件太多了，会干扰自己的注意力，所以无关的邮件必须及时拖走，留下的都是未处理的，让自己持续关注未处理的邮件。

为什么不设定自动规则（按照某个关键字或者按照发件人自动规律）？

我以前也用过，现在也没用了。因为设定这些规则后，新邮件会自动跑到设定好的文件夹而不会出现在收件箱里，很容易忽略邮件。还是和上面说的一样，人最关注的还是收件箱。哪怕是给老板的邮件专门设了一个文件，你有多少次会记得专门看这个文件夹呢？

为什么不用把未处理的邮件用红旗（flag)标记这种方法？

这种方法我也尝试过，结果是用红旗标了之后再也没去看过这个红旗标志这个分类了，还是上面那句话，收件箱是最靠谱的，谁都无法拒绝不去看收件箱。

另外我还写过一篇姊妹篇，欢迎大家赏脸。微信回复“写邮件”两个字“

写工作邮件的几点建议（一目了然，高效沟通）

史蒂芬，湖南人士，前某500强外企工程师，现某知名品牌外企工程师，对职场、管理、英语有些感悟 。